Кадровые заявления сколько хранятся

Где хранятся заявления работников

Кадровые заявления сколько хранятся

Дополнительно указывается фамилия, имя, а также отчество ребёнка, начальная дата и сроки (до 1,5 или 3 лет);

  • предоставление отпускных дней с последующим увольнением также начинается с просьбы о предоставлении с указанием продолжительности и даты, а затем дополнительно прописывается фраза: «С последующим расторжением трудового соглашения» (причина – собственное желание);
  • предоставление отпускных дней без сохранения заработной платы начинается с просьбой о назначении отпуска, не сохраняя зарплату. Следом прописывается дата и дни. Дополнительно указывается причина (к примеру, семейные обстоятельства, болезнь родственника).

Оформление Требуется немного отступить и далее проставить дату формирования заявления, свою подпись с расшифровкой. Заявление готово. Пример заявления: Генеральному директору ООО «Гармония» Слепочадову М.П.

Срок хранения заявлений на отпуск

До истечения шести месяцев оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен по соглашению сторон. Исключение предусмотрено для отдельных категорий работников, которым отпуск по их заявлению должен быть предоставлен до истечения шести месяцев непрерывной работы.

К ним относятся — женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; работники в возрасте до восемнадцати лет; работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев; другие категории работников, если это предусмотрено Трудовым кодексом или иными федеральными законами.

Где хранить заявления на отпуск работников

Справка В заявлении указываются следующие сведения:

  1. название организации-работодателя;
  2. статус, подробные паспортные данные и адрес заявителя;
  3. дата начала «декрета» (и дата его окончания, если она известна заранее);
  4. дата составления документа;
  5. фамилия, имя, отчество и дата рождения ребенка;
  6. тип назначаемого пособия;
  7. реквизиты для выплаты пособия.

Скачать чистый бланкСкачать в .doc Скачать заполненный образецСкачать в .

doc Важно: к заявлениям часто прилагаются документы, подтверждающие право работника на отпуск определенного типа — справка-вызов из вуза, свидетельство о смерти родственника или рождении ребенка, листок нетрудоспособности и т.д.

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Резолюция может содержать разные слова, например «Разрешаю», «Утверждаю» или уполномочивать специалиста по кадрам составить приказ.Пример: Ф.А. Малининой Подготовить приказ О предоставлении отпуска С 12 мая 2017 года Подпись Герасимов И.В. 29.04.2017 года ВНИМАНИЕ.

Любая резолюция всегда должна включать в себя личную подпись руководителя (или иного уполномоченного лица), расшифровку подписи с ФИО и дату.

Ниже представлен образец резолюции: Где и сколько лет оно хранится? Все заявление сотрудника хранятся в его личной карточке (деле сотрудника), которое заводится при поступлении на работу на каждого работника.

В компаниях с небольшим штатом иногда заявления складывают в специальную отдельную папку, которая так и называется «Папка для заявлений на отпуск» (входящей корреспонденции). Заявления на очередной и учебный отпуск хранятся 5 лет.

Где хранить заявление на отпуска?

К этому виду относится командировка, увольнение с рабочего места, отдых. У приказа по личному составу имеется 2 срока, определяющие годы, в течение которых его можно хранить: 75 и 5 лет.

Важно! Законодатель обязывает фирму хранить документы в архиве предприятия.
Доступ к архиву должны иметь только уполномоченные на это лица, чтобы не произошло неправомерного распоряжения.

ФЗ № 125 дает четкое определение тому, чем является архивный документ.

Он наделяет это понятие следующими характеристиками: нахождение на материальном носителе, данные, хранящиеся в архиве должны обладать общественно-государственной важностью.

Приказы и заявления принято хранить в архиве фирмы. Их могут добавлять к личному делу трудящегося или содержать в специальной папке. Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет.

Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск

Важно Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Образец заявления

После чего сотрудники отдела кадров составляют приказ о предоставлении ежегодного отпуска. СПРАВКА.

В некоторых крупных компаниях разработаны фирменные бланки, в которых следует только вписать даты и проставить подпись.

Как составлять вручную? Как написать заявление на основной отпуск, форма документа:

  1. Оформление «шапочки».
    Берём чистый лист формата А4. В правом верхнем углу заполняем кому адресовано заявление с проставлением:
    • фамилии, имя и отчества уполномоченного лица;
    • его руководящей должности;
    • название организации.
  2. Следом прописываем лицо, от имени которого заполняется заявление с проставлением:
    • должности работника;
    • фамилии, имени и отчества;
    • наименование отдела, цеха или подразделения.
  3. Оформление «тела» документа. С новой строки посередине фиксируем название документа (заявление).

Срок хранения заявления на отпуск

Статьями 116, 117, 118, 119 ТК определены виды дополнительных оплачиваемых отпусков и порядок их определения. Удачи Вам.

——————————————————————— За сколько дней до сессии нужно принести справку-вызов и написать заявление на отпуск? Дело в том что я за неделю предоставил… Вопрос юристу: Ответ юриста на вопрос : сколько хранятся заявления на отпускЗдравствуйте! Пишите жалобу в трудовую инспекцию, ваши права нарушены. Обязаны были предоставить отпуск в соответствии со справкой-вызов.

Срок в ТК не прописан——————————————————————— Подскажите, пож-та, где и сколько хранить заявления на учебный отпуск и справку-вызов?… Вопрос юристу: Ответ юриста на вопрос : сколько хранятся заявления на отпускЭти документы являются основанием для сохранения среднего заработка на время учебного отпуска. Хранится не менее 5-ти лет в кадровом делопроизводстве согласно номенклатуре дел, утвержденной в организации. П.

Источник: https://sroorgru.com/gde-hranyatsya-zayavleniya-rabotnikov/

Сколько хранятся заявления на отпуск?

Кадровые заявления сколько хранятся

10.08.2019   ·   : 0   ·   На чтение: 12 мин

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы.

Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований.

В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности .

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е.

> 10 лет) и временных сроков < 10 лет. Например, приказы о приеме, увольнении и др.

со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5 лет.

Сколько хранятся приказы на отпуск? Хранение кадровых документов

Приказы делятся по личному составу, основной или хозяйственно-административной деятельности. К первому типу относятся приказы, посредством которых осуществляется документирование трудовых отношений. К этому виду относится командировка, увольнение с рабочего места, отдых. У приказа по личному составу имеется 2 срока, определяющие годы, в течение которых его можно хранить: 75 и 5 лет.

Согласно закону, архивным документом является информационный носитель, содержащий определенный набор данных и необходимый для хранения, так как он является значимым для общества. Знание понятия архивного документа поможет лучше разобраться в тонкостях законодательства.

Оба перечня обязательны к применению всеми организациями независимо от формы собственности. Вместе с тем типовые перечни не могут охватить всю специфическую документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерства и иные центральные органы управления разрабатывают ведомственные перечни.

Ведомственные перечни включают в себя полный комплекс документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, образующихся в деятельности организации и подчиненных ему учреждений.

Перечень конкретизирует сроки хранения каждого включенного в него документа.

При определении сроков хранения документов организации, прежде всего, пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии – типовыми перечнями.

Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п. 1.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей).

Журнал регистрации заявлений работников — применяется для учета заявлений, поданных работниками. Пример заполнения основного раздела журнала: Заявление — документ, фиксирующий инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с какими-либо действиями работодателя.

Заявления работников охватывают сферу кадровых вопросов, такие как принятие на работу, предоставлении отпуска, переводе, увольнение и т.д.

ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1. ТК РФ и другие.

Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме.

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Таким образом, если осуществлять хранение данных документов вместе, то впоследствии их необходимо хранить 75 лет (по большему сроку хранения документа). Если же заявления и приказы группировать по отдельным делам, то дела с заявлениями можно будет уничтожать гораздо раньше, чем дела с приказами, которые относятся к документам более длительного хранения.

Любое дело начинается с первого шага. В трудовых отношениях, где все действия сторон фиксируются документально, таким первым шагом будет написание заявления о приеме на работу.

Пожалуй, каждый, кто хоть раз сталкивался с приемом на работу по найму, писал такое заявление.

Предлагаемая статья будет полезна как работникам, оформляющимся на новое место работы, кадровикам, владельцам своего бизнеса и руководителям.

Так, например: — заявление, связанное с разрешением трудового спора, заявление о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий должны храниться 5 лет, если экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) данные документы не отнесены к сроку хранения «постоянно» (п.п.

584, 699 Перечня), — заявления, входящие в состав личного дела работника — 75 лет, если ЭПК данные документы не отнесены к сроку хранения «постоянно» или постоянно — в зависимости от категории работника (п.

656 Перечня); — заявления, не вошедшие в личное дело — 5 лет (п. 665 Перечня); — заявления претендентов на замещение вакантных должностей — 3 года после проведения конкурса на замещение вакантных должностей (п.

672 Перечня); — заявления лиц, не принятых на работу — 3 года (п.

Также 5 лет хранятся заявления о предоставлении отпуска, т.к. в состав личных дел их не включают. Заявления лиц, не принятых на работу, имеют срок хранения 1 год.

Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения Номер статьи Вид документа Срок хранения документа* Примечания * Срок хранения «постоянно» (далее — Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

Соответствующий график составляется с учетом положения ТК РФ, и в обязанности кадровика может входить проверка порядка формирования данного документа на предмет соответствия нормам трудового законодательства. В случае если график составлен корректно и дополнен иными источниками, формируется приказ на отпуск сотрудника.

Можно отметить, что на предприятии могут быть приняты нормы, в соответствии с которыми, реквизиты графика и дополняющих его документов должны быть отражены в специальных регистрах. Данная процедура может осуществляться в целях оптимизации кадрового оборота на предприятии (в том случае, если штат фирмы достаточно большой).

Регулируется организации, комплектация и хранение документов ФЗ № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”.

Основным нормативным документом при установлении сроков хранения и уничтожения документов организациями используется Перечень типовых управленческих документов.

В Перечень входит 12 разделов, в которых отражены типовые направления функционирования предприятия и перечень документов, образующихся при однотипных управленческих функциях.

Муниципальные или государственные предприятия и организации – 10 лет;

Частные и коммерческие организации и компании не менее 10 лет, по истечении которых срок хранения определяется законодательством или необходимостью использования документов.

Кроме того, Перечнем определен список документов, которые подлежат постоянному хранению на всех предприятиях, не зависимо от форм собственности. Такие документы, если они не поступают в архив должны хранится до полной ликвидации предприятия.

В определенных случаях в Перечне помимо указанных сроков используют особые примечания, уточняющие или комментирующие сроки и условия хранения. Примечание “до минования надобности” говорит о том, что документ имеет практическое значение и поэтому срок его хранения остается на усмотрение организации, однако он должен составлять не менее 1 года.

Примечание “ЭПК” (экспертно-проверочная комиссия), означает, что данные документы могут представлять научное, историческое или иное значение, и поэтому должны быть переданы в муниципальные или государственные архивы, или хранится на предприятии. Данное примечание касается всех предприятий, независимо от подчинения и формы собственности.

Согласно п. 3.1 Указаний по использованию Перечня, в организациях должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) которая должна проводить работу по отбору, уничтожению и определению сроков документов.

Где хранить заявления на отпуска работников

Заявления работников, как и их личные дела хранятся в организации согласно указаний в Перечне. Так как в графе есть пометка ЭПК, то помимо хранения заявления работников подлежат периодической проверке ЭК, для определения срока дальнейшего хранения

Источник: http://nbakursk.ru/skolko-hranyatsya-zayavleniya-na-otpusk/

Сроки хранения кадровых документов, Кадровый архив, Личная карточка работника

Кадровые заявления сколько хранятся

КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ,КАДРОВЫЙ АРХИВ

Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом. В статье 85 этого документа содержится понятие персональных данных работника. Это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых отношений.

Обработка организацией персональных данных работников заключается в получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных. Согласно части 2 статьи 87 Трудового кодекса порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не регламентирован законодательством.

Нужно ли заводить личные дела сотрудников — организация вправе решить самостоятельно. Их можно заводить на всех сотрудников компании либо на отдельные категории (например, на руководящий состав). Оформлять личные дела необходимо в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Согласно пункту 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) «личные дела… формируются в течение всего периода работы данного лица в организации».

Личное дело заводят после издания приказа о назначении на должность. Все документы в личном деле подшивают в хронологическом порядке по мере поступления.

Хранят их в сейфе компании и выдают в личное пользование только определенной категории сотрудников, которые имеют доступ к кадровой информации. Изменения в личные дела вносят сотрудники отдела кадров.

Если в организации нет такой должности — бухгалтер.

Перечень документов, которые приобщаются к личному делу, можно найти в пункте 5 Указа Президента РФ от 01.06.

98 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности».

Несмотря на то что данный документ регламентирует ведение личных дел госслужащих, этот перечень можно использовать и другим компаниям. Как правило, в состав личного дела входят:

— внутренняя опись документов;

— анкета, личный листок по учету кадров;

— резюме (или автобиография);

— копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности;

— справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей);

— копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т. д.;

— трудовой контракт;

— данные аттестаций;

— характеристики;

— план карьерного роста.

Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание». В период работы сотрудника в компании во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела.

Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа.

Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма № Т-1 или Т-1а), а также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Это:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— трудовая книжка;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— документы воинского учета (для военнообязанных);

— документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также о дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.

Непрерывный стаж работника рассчитывают на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят данные, которые заверяют подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняют раздел II «Сведения о воинском учете», являются (образец заполнения раздела см. ниже):

— военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;

— удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. производится на основании информации из перечисленных документов.

При заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание — номер приказа и его дату.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений об обучающихся сотрудниках, работающих инвалидах и др.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.

Для учета лиц, замещающих государственные должности, применяется личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС), которая ведется вместо формы № Т-2 и имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.

В научных, научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников (параллельно с формой № Т-2) заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Данные в нее вносят на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личную карточку менеджер службы персонала заполняет от руки. Все записи должны быть четкими, без сокращений.

Личную карточку заводят на работника в одном экземпляре. Хранится она в сейфе в отдельной картотеке. Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных работником.

Последняя запись производится при увольнении работника и содержит основания и дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.

Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в пункте 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций.

Сроки хранения документов

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.

2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень).

Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.

В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет.

Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив.

Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Сроки хранения кадровых документов

Вид документаСрок хранениядокументов
Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказови выписки из них, копии личных документов, характеристики,листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):а) руководителя организации; членов руководящих,исполнительных, контрольных органов организации;работников, имеющих государственные и иные звания,премии, награды, ученые степени и званияб) работниковПостоянно75 лет ЭПК*
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения,не вошедшие в состав личных дел75 лет ЭПК
Личные карточки работников (в том числевременных работников)75 лет ЭПК
Характеристики работников, не имеющих личных дел75 лет ЭПК
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров,заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц,не принятых на работу1 год
Личные документы в подлиннике (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)До востребования**
Документы (справки, докладные и объяснительные записки,копии приказов, выписки из приказов, заявления,командировочные заявления, командировочные удостоверенияи др.), не вошедшие в состав личных дел5 лет

* ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

** Невостребованные — не менее 50 лет.

Источник: https://proektarhiv.ru/kadroviku.html

Кадровые заявления сколько хранятся

Кадровые заявления сколько хранятся
Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Сроки хранения кадровых документов различаются в зависимости от важности конкретной формы.

Какие требования предъявляются к срокам хранения отдельных видов кадровых документов и где они закрепляются, рассказано в нашей статье. Сколько хранятся наиболее распространенные кадровые документы в организации с учетом изменений года. Эта норма касается и документов по личному составу, входящих в состав кадровых документов.

Кадровые службы большинства компаний в своей деятельности по обеспечению сохранности кадровых документов руководствуются именно им.

Дорогие читатели! Наши статьи описывают типовые вопросы.

Если вы хотите получить ответ именно на Ваш вопрос, Вам нужна дополнительная информация или требуется решить именно Вашу проблему — ОБРАЩАЙТЕСЬ >>

Мы обязательно поможем.

Это быстро и бесплатно!

  • Сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения
  • Хранение кадровых документов
  • Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи
  • Срок хранения заявления на отпуск
  • Кадровые документы ФЛП: что нужно / что нет
  • Срок хранения приказов на отпуск
  • Сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Где хранить копии личных документов работников — Елена Пономарева

Сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Текущая версия Вашего браузера не поддерживается. ФЗ от Считает недостоверной справку УВД, подтверждающую, что Г.

Киев, поскольку на момент ее выдачи истекли сроки хранения соответствующих документов, о чем указано в ответе его защитнику на аналогичный запрос. После этого на основании личного заявления Т.

Сотрудник без сообщения причин совершил длительный прогул, уведомления о даче объяснений, отправленные по почте, не доставлены вернулись по истечении срока хранения.

Через месяц он прислал заявление на льготный отпуск и оплату. Каковы действия работодателя? Обязан ли оплатить отпуск? Вправе ли уволить? РФ», «Сайт «Онлайнинспекция. РФ», Приказ Минкультуры России от Решение: Назначен штраф. Позднее, ООО «В» в адрес было направлено повторное письмо исх.

N от N и с заявлением о разъяснении причин отказа в заключении договора на поставку холодной воды вх. N Ответ ООО «В» исх.

Федеральный закон от Правовые ресурсы «Горячие» документы Кодексы и наиболее востребованные законы Обзоры законодательства Федеральное законодательство Региональное законодательство Проекты правовых актов и законодательная деятельность Другие обзоры Справочная информация, календари, формы Календари Формы документов Полезные советы Финансовые консультации Журналы издательства » книга» Интернет-интервью Форумы Классика российского права Полезные ссылки и онлайн-сервисы Подписаться на рассылки Новостной информер КонсультантПлюс Новостные RSS-ленты и Экспорт материалов Документы Подборки материалов.

Хранение кадровых документов

Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих. Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи.

Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:.

Срок хранения заявлений на отпуск и соответствующих им приказов строго порядок и сроки хранения распорядительной и кадровой документации. Все компании и предприниматели должны хранить документы.

Текущая версия Вашего браузера не поддерживается. Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, указанные в приказах распоряжениях по личному составу. Номера и даты приказов вносятся в 4-ую графу трудовой книжки.

Порядок нумерации приказов по личному составу нормативными правилами не регламентирован. Кадровые приказы нумеруются отдельно от приказов по основной деятельности и, как правило, в пределах каждого календарного года.

Единые правила нумерации приказов должны применяться во всех структурных подразделениях организации в соответствии с приказом распоряжением руководителя.

В организациях с большим числом приказов по личному составу по различным вопросам управления персоналом возможно применение дополнительных буквенных обозначений для приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, командировании работника, предоставлении отпуска и т.

Приказы по личному составу, отражаемые в трудовой книжке прием, перевод, увольнение , имеют нормативный срок хранения 75 лет и должны быть разграничены с приказами об отпуске, командировке, дежурстве со сроком хранения 5 лет. Так, ошибкой считается подшивка приказов по личному составу вместе с приказами по основной деятельности например, приказы по отпуску по беременности и родам и приказы по отпуску по уходу за ребенком.

Срок хранения приказов на отпуск

Текущая версия Вашего браузера не поддерживается. ФЗ от Считает недостоверной справку УВД, подтверждающую, что Г. Киев, поскольку на момент ее выдачи истекли сроки хранения соответствующих документов, о чем указано в ответе его защитнику на аналогичный запрос. После этого на основании личного заявления Т.

Ведение кадрового делопроизводства в любой организации за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило.

Акция месяца 8 88 Существует строгое регламентирование хранения на предприятиях, разных видов собственности и юрисдикции, документов, в том числе срок хранения заявления работников. Определяются сроки хранения Правилами, в которых четко расписаны все виды документации и условия их хранения и уничтожения. Читать статью.

В процессе деятельности каждой организации создаются кадровые документы, такие как, например, приказы, ведутся различные табели, книги, журналы. Для них установлены различные сроки хранения.

Рассмотрим, какие изменения произошли в данных сроках. Большинство организаций относится к первой категории.

При отсутствии документа в данном перечне его срок хранения определяется на основании экспертизы его ценности.

Акция месяца 8 88

Документы кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению , а по окончании установленного срока хранения — уничтожению. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и их отбору для уничтожения должна быть создана экспертная комиссия.

Комиссия дает рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам фирмы по вопросам:. Все решения экспертной комиссии по хранению или уничтожению документов вступают в силу только после их утверждения руководителем фирмы.

Сроки хранения документов устанавливают по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций утв. Длительность срока зависит от степени значимости документов.

Сроки хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, в котором документ исполнен дело завершено, личное дело окончено п.

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов.

Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством. Данная обязанность заставляет кадровика любой организации преодолевать соблазн сохранять только самые новые и интересные документы.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Хранение самогона / Самогоноварение / #СамогонСаныч

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Источник: https://gazta.ru/potrebitelskoe-pravo/kadrovie-zayavleniya-skolko-hranyatsya.php

Сроки хранения кадровых документов. Новшества

Кадровые заявления сколько хранятся

В процессе деятельности каждой организации создаются кадровые документы, такие как, например, приказы, ведутся различные табели, книги, журналы. Для них установлены различные сроки хранения. Рассмотрим, какие изменения произошли в данных сроках.

Общие положения о сроках хранения документов

Сроки хранения документов зависят от их вида и установлены в специальном Перечне . Данный Перечень обязателен для применения всеми организациями независимо от их формы собственности и ведомственной подчиненности .

В Перечне содержатся сроки хранения документов для организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Большинство организаций относится к первой категории.

Справочно
Со списками организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, можно ознакомиться на сайте государственного учреждения «Национальный архив Республики Беларусь».

В Перечне указаны сроки хранения типовых документов. При отсутствии документа в данном перечне его срок хранения определяется на основании экспертизы его ценности.

Такая экспертиза проводится постоянно действующей экспертной комиссией организации (далее — ЭК) или центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК), создаваемой в организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) органы, организации .

Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования экспертной комиссии .

На заметку
Для некоторых документов в сроках хранения имеется пометка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) . Это означает, что по решению ЭК (ЦЭК) срок хранения таких документов и дел может быть продлен .

Документы в организациях формируются в дела . С момента образования дел и до передачи их в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту их формирования .

Ответственность за сохранность документов несут руководитель организации и руководители структурных подразделений .

Обратите внимание!
За утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений предусмотрен штраф от 10 до 30 базовых величин .

Сроки хранения приказов

Сроки хранения приказов, распоряжений (далее — приказ) зависят от их вида. Приказы подразделяются на три вида :

1) по основной деятельности. Например, об установлении ставки первого разряда в организации, проведении аттестации рабочих мест. Данные приказы хранятся постоянно.

На заметку
Для государственных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, срок хранения приказов по основной деятельности установлен — 10 лет;

2) по административно-хозяйственным вопросам. Например, выдача служебных удостоверений, пропусков, допуск в служебные помещения.

Теперь приказы хранятся 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (далее — проведение проверки налоговыми органами) . Ранее данный срок составлял 5 лет.

Новшеством также является то, что, если налоговыми органами проверка не проводилась, данные приказы наниматель обязан хранить 10 лет.

Напомним, что сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством .

Пример
Приказы по административно-хозяйственным вопросам, сформированные в делопроизводстве за 2018 год, должны храниться 3 года (с 1 января 2019 г. по 31 декабря 2021 г.) и могут быть уничтожены не ранее 1 января 2022 г.;

3) по личному составу. Данные приказы имеют следующие сроки хранения:

— 75 лет для приказов :

о приеме (назначении на должность);

переводе, переводе на контрактную форму найма;

перемещении;

увольнении (освобождении от должности);

награждении, поощрении, премировании, установлении надбавок, доплат, повышении тарифных окладов;

продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов);

временном заместительстве;

присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов;

длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;

предоставлении социальных отпусков;

изменении фамилии, собственного имени, отчества работников.

На заметку
Срок хранения 75 лет также установлен для приказов, используемых при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.) ;

3 года после проведения налоговыми органами проверки или 10 лет, если она не проводилась. Срок хранения документов при отсутствии проверки — новшество. Данные сроки предусмотрены для приказов :

о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска;

наложении дисциплинарных взысканий;

назначении дежурных;

служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;

оказании материальной помощи;

направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).

Обратите внимание!
Регистрация приказов, как правило, ведется в журналах. Для каждого вида — отдельно. Сроки хранения данных журналов такие же, как и у соответствующих видов приказов .

Новшества в сроках хранения других кадровых документов

К кадровым документам принято относить: графики сменности, табели использования рабочего времени, личные дела, трудовые договоры и т.д. Началом исчисления срока хранения для некоторых из них является проведение налоговыми органами проверки.

Теперь для таких документов дополнительно предусмотрен срок хранения, равный 10 годам, на случай, если такая проверка не проводилась. Если же она проводилась, документы по-прежнему необходимо хранить 3 года.

К таким документам относятся :

— журналы учета рабочего времени;

— табели использования рабочего времени;

— годовые табельные карточки;

— приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

— документы о наличии, выдаче и списании бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (отчеты, акты и др.);

— приходно-расходная книга по учету бланков специального воинского учета;

— документы о служебных командировках (докладные записки, задания, отчеты и др.).

На заметку
Ранее при исчислении срока хранения документов о служебных командировках необходимо было соблюдать условие о завершении проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля (проверки вышестоящей организацией). На данный момент это требование отменено.

Установлено, что декларации о доходах и имуществе, включаемые в состав личных дел, теперь необходимо хранить 75 лет после увольнения работника .

Новшеством для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, является исчисление срока хранения личных дел после увольнения работника :

для руководителей организаций;

работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания.

Источник: https://ilex.by/novshestva-v-srokah-hraneniya-kadrovyh-dokumentov/

Согласно Закону
Добавить комментарий