Оплата гсм предприятием варианты

Контроль расхода топлива на предприятии

Оплата гсм предприятием варианты

Контроль расхода топлива на предприятии в том или ином виде присутствует всегда. Но эффективность его может быть разной. Тем более что без использования специальных средств зафиксировать хищения почти нереально.

Выходом может стать внедрение системы контроля расхода топлива на предприятии, включающей как организационные, так и технические решения. Установка фиксирующего оборудования на автомобили, настройка программного обеспечения и правильная организация учета горючего позволяют свести риск хищений к минимуму. В результаты затраты на работу транспортного департамента заметно снижаются.

Способы хищения ГСМ

Для предприятий, активно использующих собственный автотранспорт, проблема злоупотреблений с горюче-смазочными материалами стоит очень остро. Иногда из-за краж топлива расходы на транспорт возрастают чуть ли не вдвое.

Есть разные варианты махинаций:

  1. Самый простой – слив горючего. Бензин или дизельное топливо сливаются из бака заправленного автомобиля. После этого слитые ГСМ либо продаются, либо заливаются в бак собственной машины.
  2. Махинации с чеками. Иногда заправку не осуществляют на предприятии, а выдают водителю деньги для приобретения топлива или масла. Для получения компенсации в бухгалтерии достаточно предъявить фальшивые чеки, купленные у сторонних лиц.
  3. Завышение величины пробега. Сделать это относительно несложно в том случае, если на машине не установлен тахограф или прибор для спутниковой навигации. После проведения махинации с одометром излишек топлива сливается. Также на «пройденный» километраж можно купить топливные чеки, получив за них компенсацию.
  4. Наконец, при отсутствии налаженного контроля можно просто использовать служебный автомобиль не по назначению. Сюда относятся как поездки в личных целях, так и неучтенные коммерческие рейсы, оплата за которых присваивается. Расход горючего и уменьшение ресурса автомобиля при этом ложатся на бюджет компании.

В результате организация несет не только прямые финансовые потери из-за увеличения расходов на покупку ГСМ. Причиной убытков становятся простой автомобилей,  повышенный их износ, а также сбои в бизнес-процессах.

Как контролируется расход топлива?

Выше мы описали способы махинации, которые могут быть реализованы при отсутствии налаженной системы контроля. На практике организаций, у которых учет расхода ГСМ не ведется тем или иным способом, нет.

Для борьбы с хищениями применяются разные методики, реализация которых имеет ряд особенностей.

Использование топливных карт

У талонов на бензин, применяемых ранее, был существенный недостаток: они легко подделывались. Потому контроль расхода горючего на предприятии с их помощью не мог быть достаточно эффективным.

На смену талонам пришли топливные карты:

  • Наряду с универсальными картами есть карты для разных видов ГСМ (для разных марок бензина и ДТ). Использование таких специализированных карт усложняет хищение – правда, ненамного.
  • На карту начисляется не сумма, а объем горючего. Это усложняет махинации, поскольку на рейс выделяется фиксированное количество топлива (согласно установленным нормам).
  • Главным плюсом для борьбы со злоупотреблениями будет возможность быстрого получения информации о списании объемов горючего с топливной карты. Благодаря этому руководитель предприятия или транспортного департамента могут эффективно пресекать кражи.

Использование топливной карты также повышает уровень безопасности водителя. Вместо наличных (иногда – довольно крупной суммы) у него в руках будет пластиковая карточка, защищенная пин-кодом. Потому для злоумышленников он не будет представлять значительного интереса.

Контроль по GPS

Второй вариант борьбы с хищениями горючего – спутниковая фиксация перемещения транспорта. Такую систему обычно внедряют те, предприятия, которым нужно одновременно контролировать несколько транспортных средств, выполняющих рейсы по разным маршрутам.

Для контроля движения на каждый автомобиль, автобус или единицу спецтехники устанавливается GPS-терминал, способный работать с системой спутниковой навигации. Все терминалы подключаются к общей системе мониторинга. Это позволяет:

  • В любой момент определять местонахождение каждого автомобиля.
  • Отслеживать перемещение по маршруту, фиксируя задержки и отклонения.
  • Повысить уровень безопасности движения (GPS-терминалы могут контролировать скорость езды).
  • Исключить отступления от графика, простои, поездки в личных целях и т.д.

Для борьбы с кражами горючего GPS-мониторинг очень эффективен. Все поездки транспорта отслеживаются, так что завысить уровень расхода и продать неучтенный излишек бензина будет почти нереально.

Системы, фиксирующие расход горючего

Наиболее действенное решение — внедрение системы контроля расхода топлива (СКРТ). Для этого все автомобили, выполняющие коммерческие рейсы, оснащаются установленными в баках  датчиками. Датчики фиксируют уровень горючего в баке и передают данные в ГЛОНАСС/GPS-терминал, установленный в кабине автомобиля.

Обратите внимание! Корпус терминала обычно пломбируется для защиты от вмешательства в его работу.

Собранная информация (данные спутниковой навигации + сведения с датчика уровня топлива) по мобильной сети поступает на сервер. Используя специальное программное обеспечение, руководитель департамента может отслеживать движение транспорта и соотносить его с расходованием ГСМ.

При внедрении СКРТ на предприятии злоупотребления становятся практически невозможными по ряду причин:

  • Любые отклонения от маршрута и графика (простои) фиксируются навигационной системой.
  • Отслеживание ведется в режиме реального времени, потому при длительной остановке или серьезном отклонении от утверждённой трассы руководитель может сразу связаться с водителем для получения объяснений.
  • Уровень топлива определяется не косвенно (по величине пробега), а непосредственно в баке. Любое резкое изменение показаний датчика в меньшую сторону становится прямым доказательством слива ГСМ.

Как учитывается расход горючего?

Еще один важный аспект борьбы со злоупотреблениями — единая и достаточно прозрачная система учета расхода горючего. Учет ГСМ должен тщательно контролироваться и вестись по утверждённым стандартам и правилам. В этом случае  резкое увеличение расхода (оно может свидетельствовать о хищении или нецелевом использовании транспорта) будет проще зафиксировать.

Бухгалтерский учет ведется в соответствии с действующими нормативными актами (положение «О бухгалтерском учете и отчетности» и др.). Согласно этим нормативам, в качестве первичных документов для подтверждения расхода горючего могут использоваться путевые листы и товарно-транспортные накладные.

В путевых листах и ТТН указываются пробег (в км) и величина перевозимого груза. Также  документы могут содержать информацию о количестве заправок, объеме залитого топлива и т.д.

Расход ГСМ учитывается либо в составе материальных затрат, либо в составе прочих расходов. Первый вариант применяется при использовании автомобилей в производственных целях, второй – при управленческой и организационной деятельности.  Для любых расходов необходимо документальное подтверждение и экономическое обоснование.

Преимущества систем контроля расхода ГСМ для компании

Эффективные учет и контроль расхода ГСМ на предприятии вполне возможны. Для этого необходимо внести изменения в организацию работы транспортного департамента и внедрить современные технические средства контроля.

Затраты на внедрение СКРТ окупаются за счет:

  • снижения объема хищений (до 90%);
  • оптимизации расхода топлива и снижения затрат на его закупку (на 25-30%);
  • оптимизации движения транспорта (исключение простоев, нарушений графика и маршрута);
  • уменьшения износа автомобилей (исключаются нецелевые поездки);
  • уменьшения количества аварий.

Эффект обеспечивается ещё и косвенным способом. Дисциплина добросовестных сотрудников, работящих с системой удаленного контроля, значительно повышается. А сотрудники, склонные к хищениям, достаточно быстро покидают компанию, что сводит к минимуму потенциальный вред от их деятельности.

Внедрить систему контроля расхода топлива на предприятии, сделав ее эффективной – непросто. Обойтись административными мерами не получится: фиксация потребления ГСМ невозможна без использования современных технических средств. Только профессиональный подбор оборудования с настройкой программного обеспечения обеспечит  вашей компании действительно заметный экономический эффект.

Источник: http://motusltd.ru/stati/kontrol-rashoda-topliva/

Списание ГСМ: правила и учет

Оплата гсм предприятием варианты

Автомобиль на предприятии: приобретение, оформление, учет, страхование, списание

Пожалуй, нет такого предприятия, которое не использовало бы в своей хозяйственной деятельности транспортные средства. Вот почему затраты на горюче-смазочные материалы (далее – ГСМ) надо правильно рассчитывать и отражать в учете. О том, как это делать, читайте в данной консультации.

Как определить расход ГСМ

Расход ГСМ определяется исходя из установленных норм. Это обеспечивает контроль за использованием ГСМ, разумную экономию топлива и ограничивает необоснованные затраты предприятия.

На практике применяются базовые линейные нормы (Hs), рассчитанные в зависимости от модели (модификации) автомобиля, а также системы нормативов и корректирующих коэффициентов, которые позволяют учитывать выполненную транспортную работу, климатические, дорожные и другие условия эксплуатации (Нормы № 43). Действие Норм № 43 распространяется на предприятия, находящиеся на общей системе налогообложения и на бюджетные организации.

Нормативный расход топлива (Qн) определяется для каждого конкретного автомобиля в зависимости от его типа (легковой, автобус, грузовой, бортовой, специальный и т. п.) с учетом базовых линейных норм по специальным формулам, приведенным в разд. 4 Норм № 43.

Предприятие вправе корректировать нормативные расходы топлива (п. 3 Норм № 43) в установленных пределах, в зависимости от условий эксплуатации автомобиля.

Для этого применяются поправочные (повышающие и понижающие) коэффициенты. В частности, расход топлива повышается при работе в холодное время в зависимости от фактической температуры возду- ха (пп. 3.1.

1), в случае, если работа автотранспорта требует частых остановок (пп. 3.1.5) и т. д.

Кроме нормативных расходов допускается дополнительное потребление топлива в следующих объемах (п. 3.4 Норм № 43):

  • на внутригаражные разъезды и технические потребности (техосмотры, регулировочные работы, приработок деталей двигателей и автомобилей после ремонта и т. п.) – не более 0,5 % общего количества топлива, использованного предприятием (пп. 3.4.1);
  • при длительных простоях автомобилей: под загрузкой и разгрузкой в пунктах, где по условиям пожарной безопасности запрещено выключать двигатель (нефтебазы, специальные склады и т. п.), в транспортных заторах, во время перевозки спецгрузов или пассажиров, которые нуждаются в постоянном обогреве салона (кузова) автомобиля, – до 5 % базовой линейной нормы на 1 ч простоя с возможной корректировкой надбавками (пп. 3.4.2–3.4.4);
  • на запуск автомобилей, которые работают на сжатом природном газе или сжиженном нефтяном газе, – в процентах от линейной нормы, предусмотренной пп. 3.4.5 Норм № 43, в случае работы на жидком топливе в зависимости от температуры окружающей среды. При запуске автомобилей на жидком топливе эта надбавка не применяется.

Если базовая линейная норма для конкретной модели автомобиля не определена (Нормы № 43 не актуализированы, а на рынке ежегодно появляются новые модели авто), то предприятию необходимо разработать и утвердить временные линейные нормы расхода топлива.

Если модели и модификации автомобилей не имеют существенных конструктивных отличий (в модели двигателя и конструкции трансмиссии) от базовой модели, временная линейная норма определяется в том же размере, что и для базовой модели, а при наличии некоторых отличий – по формуле, приведенной в пп. 2.1.2 Норм № 43.

При этом линейная норма расхода газового топлива определяется путем корректировки рассчитанной линейной нормы расхода жидкого топлива с помощью переводных коэффициентов, приведенных в пп. 2.1.4 Норм № 43.

Для новых моделей (модификаций) автомобилей и автомобилей оригинальной конструкции, которые не попали в Нормы № 43, вводятся временные индивидуальные базовые линейные нормы расхода топлива.

Они разрабатываются головным институтом Министерства инфраструктуры Украины – ГосавтотрансНИИпроектом – по заявкам владельцев автомобилей на договорных началах (форма заявки приведена в приложении Д к Нормам № 43).

Как оформить списание ГСМ

ГСМ списываются, как правило, на основании путевых листов, по которым определяют:

  • количество топлива в баке (в баллоне) автомобиля на начало смены (рейса) по данным измерительных приборов;
  • количество заправленного топлива в течение смены (рейса);
  • остаток топлива на конец смены (рейса).

Если фактический расход ГСМ превышает нормативный, то в состав расходов отчетного периода следует включать стоимость фактически израсходованных ГСМ в пределах установленных норм (Нормы № 43).

Для учета дополнительного потребления топлива, предусмотренного в п. 3.4 Норм № 43, в каждом отдельном случае нужно оформлять внутренние документы:

  • акты о проведении техосмотров, регулировочных работ, приладки деталей двигателей и автомобилей после ремонта и т. п.;
  • материальные отчеты по использованию запчастей, материалов и ГСМ при выполнении ремонтных и регулировочных работ.

Документы должны быть утверждены руководителем предприятия.

Как отразить списание ГСМ в бухучете

ГСМ списываются по фактической стоимости топлива, израсходованного при эксплуатации автомобиля, но с учетом норм расходов. То есть при списании ГСМ в бухгалтерском учете сравнивают нормативный и фактический расход топлива.

Если фактический расход превышает норму, то предприятию следует выяснить, почему это произошло, ведь такой перерасход может свидетельствовать о неисправности соответствующих систем транспортного средства или нецелевом использовании топлива. Решение о причинах и компенсации перерасхода топлива (за счет водителей, других работников или третьей стороны, по вине которой возник перерасход) принимает руководитель предприятия.

В зависимости от направления использования списание ГСМ в пределах установленных норм осуществляется с кредита субсчета 203 в дебет счетов:

  • 15 «Капитальные инвестиции» – в случае использования автомобилей при строительстве объектов основных средств или приобретении основных средств;
  • 20 «Производственные запасы» – при доставке производственных запасов с включением расходов в их стоимость;
  • 23 «Производство» – при использовании автомобилей в производстве продукции с отнесением расходов на конкретный вид продукции;
  • 28 «Товары» – при доставке товаров с включением расходов в их стоимость;
  • 91 «Общепроизводственные расходы» – при списании ГСМ по автомобилям, которые используются в общепроизводственных целях;
  • 92 «Административные расходы»– при списании ГСМ по автомобилям, которые используются в общехозяйственных целях;
  • 93 «Расходы на сбыт»– при использовании автомобилей для сбыта продукции и товаров;
  • 94 «Прочие расходы операционной деятельности» – при списании ГСМ в сумме перерасхода на прочую операционную деятельность по объективным причинам и др.

Суммы перерасхода ГСМ отражаются по дебету субсчета 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При этом стоимость перерасходованного топлива взыскивается с виновного лица. Принятие решения обычно относится к компетенции руководителя предприятия.

Списание ГСМ может производиться с помощью одного из методов учета выбытия запасов, предусмотренных в п. 16 П(С)БУ 9. Чаще всего на практике применяют метод средневзвешенной себестоимости или ФИФО.

Налоговый учет

НДС. Приобретая ГСМ, предприятие получает право включить в налоговый кредит отчетного периода суммы НДС, уплаченные (начисленные) по результатам таких операций (п. 198.1 НК).

При выявлении сверхнормативных расходов топлива налогоплательщики должны уменьшить отраженный при приобретении ГСМ налоговый кредит путем начисления налоговых обязательств на сумму сверхнормативных расходов ГСМ.

База налогообложения определяется исходя из стоимости приобретения ГСМ (п. 189.1, 198.5 НК).

Налог на прибыль. Корректировки финансового результата до налогообложения по операциям списания ГСМ НК не предусмотрены.

НДФЛ. Включать ли стоимость перерасхода топлива в налогооблагаемый доход водителя и удерживать ли НДФЛ, начисленный на сумму перерасхода?

Если перерасход топлива возник не по вине работника, то оснований для удержания НДФЛ нет. При этом возникший по объективным причинам (сложные погодные условия, техническое состояние авто и др.) перерасход должен быть подтвержден документально, например, актом о техническом состоянии автомобиля с выводами комиссии, в котором указана причина перерасхода и фактический расход топлива.

Если будет доказано, что перерасход топлива произошел по вине работника, тогда предприятие может взыскать с него стоимость такого топлива, например удержать стоимость бензина из его зарплаты. При этом рекомендуем оформить документы, подтверждающие вину работника: нужна объяснительная записка работника и его заявление на удержание этой суммы, а также приказ о дисциплинарном взыскании.

А если вина работника доказана, однако предприятие не намерено взыскивать с него стоимость перерасхода топлива, тогда придется удержать с работника НДФЛ, начисленный на стоимость перерасходованного топлива.

Ведь в этом случае стоимость бензина будет считаться дополнительным благом, полученным от работодателя (пп. 164.2.17 НК). При этом база налогообложения определяется с учетом натурального коэффициента (п. 164.

5 НК).

Согласно п. 4.1 Норм № 43 нормативный расход топлива рассчитывается по формуле:

Qн= 0,01 х Нs х S х (1 + 0,01 х K∑),

где – нормативный расход топлива, л;
Нs – базовая линейная норма расхода топлива, л/100 км;
S – пробег автомобиля, км;
K∑ – суммарный корректировочный коэффициент, %.

Пример

Согласно данным путевых листов расход топлива составил 100 л. Из них 20 л – перерасход, связанный с техническим состоянием автомобиля.

Учет операций по списанию ГСМ ведется так:

(грн)

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/19686-0

№ п/п операцииПервичные документыБухгалтерский учет
ДтКтСумма
123456
1Списано топливо (80 л) в пределах нормПутевой лист9220332 976,00
2Списан сверхнормативный расход топлива (20 л)Путевой лист, бухгалтерская справка9472033684,00
3Начислены налоговые обязательства по НДС(684 х 20 %)Налоговая накладная947641136,80

Выводы

Использование ГСМ в хозяйственной деятельности предприятия довольно строго нормировано. Некоторую свободу дает применение поправочных коэффициентов и установление временных индивидуальных линейных норм.

Для списания ГСМ в бухгалтерию подаются внутренние документы предприятия – как правило, путевые листы водителей. В бухучете расходы на ГСМ отражаются на счетах соответствующих расходов, в зависимости от направления использования ГСМ.

Перерасход топлива необходимо обосновать, выяснить его причины и в случае необходимости взыскать с виновных лиц убытки.

Источник: https://uteka.ua/publication/commerce-12-xozyajstvennye-operacii-9-spisanie-gsm-pravila-i-uchet

Получение ГСМ по смарт-картам: организационные вопросы, бухгалтерский учет

Оплата гсм предприятием варианты

Использование смарт-карт является одним из эффективных способов расчетов за потребляемые ГСМ.

Смарт-карта представляет собой пластиковую карточку с микропроцессором, является средством хранения информации о количестве и ассортименте полученных и оплаченных покупателем нефтепродуктов, которые могут быть отпущены на АЗС, что позволяет осуществлять операции по отпуску топлива предъявителю карточки, а также фиксировать указанную операцию непосредственно на АЗС.  То есть смарт-карта выполняет функцию технического средства учета отпуска ГСМ на АЗС.

Заключение договора поставки при использовании в расчетах смарт-карт

Процедура применения смарт-карт при закупке ГСМ состоит в следующем: предприятие-покупатель обращается к поставщику ГСМ с целью оформления договора на поставку ГСМ.

Общие требования относительно оформления договора поставки зафиксированы в Хозяйственном кодексе, в частности договор заключается на усмотрение сторон или согласно государственному заказу (часть вторая ст. 265 этого Кодекса).

По такому договору поставщик обязуется поставить в установленные сроки покупателю товар (товары), а покупатель — принять указанный товар (товары) и уплатить за него определенную денежную сумму (часть первая этой статьи). Обязательными реквизитами договора поставки являются предмет, количество и ассортимент поставки (ст.

 266 Хозяйственного кодекса), которые должны быть зафиксированы в спецификации, определенной по согласию сторон. Также в договоре поставки указываются сроки и порядок поставки — договор может быть заключен на один год, на срок более одного года (долгосрочный договор) или на другой срок, определенный сторонами.

Если срок действия в договоре не определен, он считается заключенным на один год. Сроки поставки устанавливаются договором с учетом обеспечения ритмичной и бесперебойной поставки товаров, если иное не предусмотрено законодательством (ст. 267 указанного Кодекса).

Применительно к договору поставки ГСМ с использованием смарт-карт в таком договоре необходимо дополнительно оговорить следующие условия.

Виды смарт-карты. Они бывают двух видов:

денежные — в этом случае на карте аккумулируется информация о сумме денежных средств, которые находятся на виртуальном счету предприятия и которые можно использовать для закупки нефтепродуктов.

Также, как правило, при необходимости можно сформировать аналитические данные за заданный период по поступившим и использованным денежным средствам.

С помощью такой смарт-карты есть возможность приобрести любые нефтепродукты, а также сопутствующие товары и услуги, отпускаемые на АЗС, в пределах имеющихся денежных средств;

литровые — в данном случае по такой карте имеется возможность получить ГСМ определенной марки, предварительно оплаченные предприятием-покупателем.

На карте аккумулируются данные о количестве литров определенной марки ГСМ, которые можно получить на АЗС.

Также при необходимости можно сформировать аналитические данные об оплаченных и полученных ГСМ в количественном (количественно-суммарном) выражении за заданный период: оговоренные условия по использованию, обращению и хранению смарт-карт. 

Условия заправки и порядок расчетов за ГСМ. Как правило, к договору прилагается перечень АЗС как предприятия-поставщика, так и предприятий-партнеров, на которых можно заправиться.

Также оговаривается порядок оплаты покупателем ГСМ.

Большинство поставщиков ГСМ предусматривают возможность выписки счетов на собственном сайте через сеть Интернет. Если такой возможности нет, то оговаривается другой порядок получения счета на оплату, в частности в офисе предприятия-поставщика, по факсу с последующим подтверждением факсовых копий оригиналами и т. д.

Переход права собственности на ГСМ. При использовании в расчетах денежных смарт-карт право собственности, как правило, переходит при их отпуске покупателю.

При использовании литровых смарт-карт право собственности может переходить к покупателю после перечисления денежных средств — ведь по такой (литровой) смарт-карте сразу же определяется количество ГСМ, подлежащее отпуску покупателю.

Продавец обязан выписать накладную на отпуск ГСМ на соответствующее их количество.

Лимит использования ГСМ в суммарном или количественном выражении.

С целью контроля покупателем рационального использования ГСМ могут устанавливаться предельные лимиты потребления ГСМ в денежном или количественном выражении. Такие ограничения могут устанавливаться на определенный, согласованный сторонами, отрезок времени: сутки, декаду, месяц.

Порядок учета смарт-карт

В зависимости от условий договора, заключенного между поставщиком ГСМ и покупателем, порядок определения владельца смарт-карты бывает разным, а именно:

первый вариант: смарт-карта передается в собственность покупателя на платной основе, по сути это ее продажа. Такой вариант получил на практике наибольшее распространение.

В бухгалтерском учете предприятия—покупателя в соответствии с Инструкцией № 291 стоимость смарт-карты отражается в зависимости от определенного срока службы: на счете 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы», если срок службы не превышает одного года, на субсчете 112 «Малоценные необоротные материальные активы» — если срок службы составляет свыше одного года;

второй вариант: смарт-карта бесплатно передается в собственность предприятия-покупателя. Этот вариант в настоящее время применяется очень редко;

третий вариант: смарт-карта остается в собственности предприятия — поставщика ГСМ.

В данном случае предприятие-покупатель оплачивает или пользование смарт-картой, или ее залоговую стоимость в зависимости от достигнутых договоренностей.

По окончании действия договора или срока использования смарт-карты она подлежит возврату поставщику. Внесенная залоговая стоимость подлежит возврату покупателю. Плата за пользование смарт-картой не возвращается.

Общий порядок работы смарт-карты

Смарт-карта играет роль электронного индивидуального счета, куда перечисляются денежные средства за ГСМ. Клиент (представитель предприятия-покупателя) может получить ГСМ определенной марки в нужном количестве на любой из АЗС, где установлены специальные терминалы.

С целью пополнения смарт-карты необходимо перечислить денежные средства на текущий банковский счет поставщика. Как правило, в назначении платежа необходимо указывать номера смарт-карт. Смарт-карты могут использоваться и на АЗС поставщика ГСМ, с которым заключен договор, и на АЗС других поставщиков ГСМ.

Для этого на АЗС одной сети, а также на АЗС партнеров должны быть установлены терминалы по обслуживанию смарт-карт. Покупателю регулярно предоставляется детализированный отчет об использовании средств на смарт-карте.

При этом периодичность предоставления отчета и степень детализации либо оговариваются в договоре между поставщиком и покупателем, либо покупателю предоставляется возможность через сеть Интернет формировать необходимые данные, имея доступ к сайту поставщика.

Документальное оформление операций со смарт-картами

На предприятии, использующем смарт-карты при закупках ГСМ, необходимо осуществлять контроль и учет их использования.

С этой целью целесообразно:

  • назначить лицо, ответственное за получение, хранение, выдачу и учет смарт-карт;
  • утвердить список водителей, которым будут выдаваться смарт-карты;
  • утвердить правила использования смарт-карт, ознакомить с ними под роспись лицо, ответственное за работу со смарт-картами, а также водителей;
  • завести журнал учета движения смарт-карт.

В случае если на конкретном автомобиле смарт-карта используется водителем постоянно, то ее целесообразно закрепить за конкретным водителем. В иных случаях смарт-карты могут храниться в любом помещении, определенном руководством, например в сейфе руководителя, в кассе и т. д., и выдаваться водителям с определенной периодичностью (ежедневно, еженедельно, ежемесячно).

При осуществлении заправки по смарт-карте водитель получает информационный чек POS-терминала. В нем указываются дата и время обслуживания по карточке, номер карточки, марка, количество отпущенного горючего, остаток лимита на карте (при его наличии).

Чек печатается в двух экземплярах, первый остается у оператора АЗС с подписью водителя.

По истечении месяца поставщик ГСМ предоставляет предприятию-покупателю сводную накладную на отпуск ГСМ, и бухгалтерия имеет возможность сверить данные информационных чеков с данными такой накладной.

Бухгалтерский учет

В соответствии с требованиями Инструкции № 291 для учета движения ГСМ используется субсчет 203 «Топливо».

По дебету этого субсчета фиксируется приобретение ГСМ, в том числе приобретенного по безналичному расчету и затем полученного на АЗС с помощью смарт-карт, а по кредиту отражается списание ГСМ согласно данным о фактическом потреблении, отраженным в первичных документах. Следует отметить, что приказы № 74 и № 488/346 утратили силу. Поэтому путевые листы легкового и грузового автомобиля не являются обязательными документами. Но предприятию в любом случае необходимо оформить первичные документы, фиксирующие хозяйственные операции, причем их обязательные реквизиты должны соответствовать требованиям, указанным в части второй ст. 9 Закона о бухучете, а именно должны указываться:

  • название документа (формы) — в данном случае акт на списание, путевой лист, раздаточная ведомость и пр.;
  • дата и место составления документа;
  • содержание и объем хозяйственной операции, единица ее измерения;
  • должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Что касается использования бланков путевых листов при оформлении списания ГСМ, необходимо отметить следующее. Пункт 2.

7 Положения № 88 предусматривает возможность предприятий использовать при документировании хозяйственных операций самостоятельно изготовленные бланки первичных документов при условии наличия в них обязательных реквизитов либо реквизитов типовых или специализированных форм.

Поэтому в целях документального подтверждения использования ГСМ в хозяйственной деятельности предприятие имеет право самостоятельно разработать и утвердить бланки путевых листов с указанием обязательных реквизитов.

Основные корреспонденции счетов при поступлении и списании ГСМ следующие: закупка ГСМ у поставщика согласно накладной поставщика на отпуск — дебет субсчета 203 — кредит субсчета 631 «Расчеты с отечественными поставщиками и подрядчиками»; списание ГСМ на основании данных надлежаще оформленных первичных документов в зависимости от направления использования — дебет счетов 23 «Производство», 92 «Административные расходы», 93 «Расходы на сбыт» — кредит субсчета 203.

Пример. ООО «Спецоптторг» заключило 01.08.2014 г. договор с поставщиком ГСМ ЗАО «Меридиан» на закупку 3000 л дизельного топлива по цене 15,50 грн. за 1 л (в том числе НДС 20%) стоимостью 46 500 грн.

В соответствии с условиями договора ГСМ закупаются в сети АЗС поставщика с использованием смарт-карт. Смарт-карты в количестве 3 штуки по цене 15 грн. (в том числе НДС 20%) стоимостью 45 грн. переданы в собственность покупателя. Срок действия смарт-карты — два года.

Все топливо было использовано в пределах действующих норм в августе 2014 г. при доставке товаров покупателям ООО «Спецоптторг».

В бухгалтерском учете данные операции отражаются следующим образом:

№п/п хозяйственной операцииБухгалтерский учетСумма,грн.ДебетКредит
1Осуществлена предоплата с текущего счета поставщику за ГСМ согласно его счету37131146 500,00
2Отражен налоговый кредит согласно полученной налоговой накладной641/НДС6447750,00
3Отражено поступление ГСМ согласно накладной на отпуск ГСМ и чекам РРО, сданным водителями20363138 750,00
4Отражены налоговые расчеты по НДС6446317750,00
5Отражен взаимозачет задолженностей63137146 500,00
6Списана стоимость дизельного топлива, израсходованного при доставке товаров покупателям, на основании первичных документов, подтверждающих использование ГСМ9320338 750,00
7Осуществлена предоплата с текущего счета поставщику за смарт-карты согласно счету37131145,00
8Отражен налоговый кредит по НДС641/НДС6447,50
9Оприходованы смарт-карты согласно накладной на отпуск11263137,50
10Отражены налоговые расчеты по НДС6446317,50
11Начислен износ МНМА в размере 100% стоимости (в первый месяц эксплуатации)9313237,50
12Отражен взаимозачет задолженностей63137145,00

Источник: http://www.visnuk.com.ua/ru/pubs/id/8593

Компенсация сотруднику за использование личного автомобиля — Audit-it.ru

Оплата гсм предприятием варианты

ООО «Небо»

Иногда работа связана с частыми поездками, для осуществления которых сотрудники используют свой личный транспорт. Если автомобиль в служебных целях используется по согласованию с руководителем, работник имеет право на получение компенсации. При этом денежное возмещение предусмотрено, даже если была осуществлена всего одна поездка.

Расчет размера возмещения

Выплаты производятся любому сотруднику компании, независимо от занимаемой им должности, который с разрешения руководства использует свое транспортное средство для служебных целей. В Трудовом кодексе РФ (статья 188) предусмотрено два вида денежной компенсации владельцу авто:

  • Возмещение за пользование и естественный износ машины;

  • Покрывание финансовых затрат, связанных со служебной эксплуатацией машины (выделяются деньги на приобретение бензина и т.п.).

В соглашении между сотрудником и начальством может быть указано, что сумма компенсации будет состоять сразу из двух этих частей.

В действующем законодательстве не указано никаких требований по поводу минимальной суммы выплат или схемы проведения расчета.

Но инстанции, контролирующие уплату налогов и взносов предприятиями, рекомендуют как основу для расчета денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, использовать такие официальные бумаги:

  • Письмо Минздравразвития РФ № 1343-19. Согласно этому документу рассчитывается степень износа и срок полезного использования автомобиля.

  • А письмо ФНС от 27.01.2010 N МН-17-3/15@. По этому документу советуют определять интенсивность использования транспортного средства.

Поэтому стоит заключить с владельцем предприятия соглашение об использовании личного авто для осуществления рабочих поездок и в этом документе указать способ расчета денежного возмещения на свое усмотрение. Наиболее часто устанавливаются расценки за каждый километр «служебного» пробега авто.

Как правильно документально оформить компенсационные выплаты

Денежное возмещение за служебные поездки сотрудника на личном автомобиле не облагается налогом. Но чтобы доказать, что выплаченная сумма не является заработной платой, необходимо правильно оформить документацию:

Обязательно составляется письменное соглашение между сотрудником и работодателем, которое оформляется как дополнение к трудовому договору. Если же использование личной машины для выполнения служебных заданий оговаривается на собеседовании при зачислении сотрудника в штат, условия компенсации расходов и за амортизацию авто прописывают в трудовом договоре отдельным пунктом.

К соглашению прилагается копия свидетельства о регистрации авто. Ведь финансовое возмещение предусмотрено, только если сотрудник использует в целях компании свое имущество. Спорным является вопрос компенсации, если сотрудник использует не личный транспорт, а тот, которым он пользуется по доверенности.

Обязательно наличие документов, подтверждающих факт совершения служебной поездки. Можно оформить путевые листы (это разрешено Постановлением Госкомстата России, вступившим в действие 28.11.97 года).

Можно учитывать «служебный» пробег, зафиксированный разными приборами, в том числе навигатором. Если для расчета размера выплаты не берут во внимание показатели километража, можно для ведения учета вести любые документы (маршрутный лист, журнал учета служебных поездок и т.

п.). Но если в документации учета служебного использования личного транспорта планируется вести документы своей формы, в них обязательно указываются реквизиты первичных официальных бумаг.

Кроме того, они должны быть утверждены согласно учетной политике предприятия (это предусмотрено в ст. 6 п. 3 и ст. 9 п. 2 закона «О бухгалтерском учете»).

Если в соглашении предусмотрено возмещение расходов на покупку топлива или смазочных материалов, все чеки, подтверждающие совершенные покупки, должны прилагаться к основной документации.

Схема расчета размера выплат

Так как в законодательстве нет конкретных указаний по этому поводу, руководство может само определять схему определения суммы компенсации. Например, это может быть фиксированная ежемесячная выплата.

Составление соглашения между руководителем и сотрудником – это важный этап. Ведь опечатки или неточности, присутствующие в документе, могут повлечь за собой дополнительные расходы предприятия на оплату налогов или страховых взносов.

Когда денежное возмещение облагается налогом?

Факт использования сотрудником личного автомобиля для выполнения служебных поручений должен указываться в бухгалтерских документах и отчетности. При этом налогом облагается не вся сумма компенсации, а только та часть, которая определена действующим законодательством.

Эти нормы распространяются на все организации и предприятия, в том числе и с упрощенной системой налогообложения.

Чтобы легче было определять размер обязательных страховых взносов, в Постановлении Правительства № 92 описаны основные категории транспортных средств с учетом объема мотора и размер выплат с учетом обязательного вычета налогов:

  • Если объем двигателя автомобиля до 2000 кубов (легковые транспортные средства), то налогообложение вычитывается из суммы 1200 рублей;

  • Когда объем двигателя более 2000 кубов, страховые взносы вычитывают с 1500 рублей;

  • Для мотоциклов эта сумма составляет 600 рублей;

Если в служебных целях используются грузовые автомобили, то налоги вычитывают с полной суммы денежного возмещения. С 2017 года согласно ст. 272 НК РФ, компенсирование расходов на использование личного транспорта осуществляется только после обязательной уплаты налогов.

Порядок списания ГСМ при служебном использовании личного авто

Как именно предприятие должно определять расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство, указано в распоряжении Минтранса АМ-23-р («О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»). Этот документ утвержден Правительством РФ постановлением № 395 от 30.07.2004 года. Согласно этим нормативным документам, сотрудник получает возмещение, если:

  • Была оформлена первичная документация по учету расходов ГСМ;

  • Составлена ведомость потребления топлива (горюче-смазочных материалов другого вида) в бухгалтерии.

Порядок списания расходов на ГСМ определяется на каждом предприятии в индивидуальном порядке. Большинство компаний практикуют возмещение своим сотрудникам расходов на топливо и сопутствующие материалы по схеме, получившей название «Учет по лимитам».

Это значит, что в месячном бюджете компании закладывается определенная сумма компенсационных выплат. Если водитель превысил этот лимит и потратил больше денег, сверхрасходы ему не будут возмещены. Это условие обязательно прописывается в трудовом договоре, подписанном сторонами.

Кроме того, они могут быть указаныв других официальных бумагах.

Предприятию не обязательно устанавливать финансовый лимит. Существует много способов контролировать расход ГСМ на служебные нужды. Например, большинство работодателей предпочитают выдавать сотрудникам топливные талоны, которые дают право бесплатно заправлять автомобиль на конкретной автозаправочной станции.

Система «учета по лимитам» прекрасно зарекомендовала себя на предприятиях, сотрудники которых каждый день (периодически) передвигаются по одному и тому же маршруту, расходуя приблизительно одинаковое количество топлива за рейс.

В противном случае, чтобы компенсировать превышение лимита, необходимо специальное распоряжение руководства о выделении дополнительных средств на покрывание расходов.

Оно оформляется на основе справки, подтверждающей сверхлимитную стоимость ГСМ.

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/account/stuff/a59/929152.html

Согласно Закону
Добавить комментарий